Qu'est-ce que l'EDI ? Les bases de l'échange de données informatisées expliquées (2024)

Qu'est-ce que l'échange de données informatisé (EDI) ?

EDI signifie échange de données informatisé, le processus automatisé d'échange de documents commerciaux, tels que les bons de commande (PO) et les factures, entre une entreprise et ses partenaires commerciaux. Les normes EDI, comme ANSI X12 et EDIFACT, veillez à ce que ces documents suivent une structure cohérente, simplifiant la communication et accélérant les transactions.

Les organisations échangent quotidiennement plusieurs types de documents avec leurs partenaires commerciaux. Le terme « partenaires commerciaux » désigne les organisations (par exemple, vous et vos fournisseurs, vendeurs, distributeurs, etc.) impliquées dans l'échange régulier de documents commerciaux. Les méthodes traditionnelles de réalisation de ces transactions impliquent l'envoi et la réception de ces documents par courrier électronique et la saisie manuelle des données dans les systèmes. Ce processus est non seulement sujet aux erreurs, mais il implique également des documents aux formats et structures variés qui rendent le traitement des données inutilement chronophage.

L'échange de données informatisé (EDI) automatise l'échange de ces documents en permettant de transmettre des documents numériques standardisés d'un système à un autre sans aucune intervention manuelle. Le format structuré est d'une importance cruciale : les systèmes numériques et les ordinateurs l'utilisent pour comprendre ces documents et communiquer entre eux.

Bien que les bons de commande, les factures et les avis d'expédition préalables (ASN) soient les documents les plus fréquemment échangés, la gamme de documents pris en charge est vaste. Vous pouvez échanger pratiquement n'importe quel type de document commercial facilement, y compris les connaissements, les informations douanières, les rapports d'inventaire, les mises à jour du statut d'expédition et les détails de paiement.

Une brève histoire de l’échange de données informatisées

La technologie EDI a été introduite à l'origine comme un système permettant de suivre les marchandises en transit. Il a fallu plusieurs années pour que le système prenne forme et évolue vers des documents commerciaux standardisés, puis vers les messages électroniques tels que nous les connaissons aujourd'hui.

Lorsque XML et AS2 ont été introduits pour la première fois, beaucoup pensaient qu’ils remplaceraient l’EDI en raison de leur simplicité et de leur lisibilité par l’homme. Plus tard, les API sont apparues, suscitant des prédictions similaires selon lesquelles elles prendraient le pas sur l’EDI. Cependant, la norme de communication est toujours aussi forte : elle reste une méthode hautement fiable et standardisée pour la communication B2B et l’échange de données commerciales, en particulier dans les secteurs où la conformité, la sécurité et une infrastructure établie sont essentielles.

Types d'EDI

Plusieurs types d'EDI sont utilisés dans différents contextes et secteurs d'activité. Les entreprises peuvent adopter un seul type de transaction ou une combinaison en fonction des exigences de leurs partenaires commerciaux, de leurs capacités techniques, de leurs besoins en matière de sécurité et des normes du secteur.

1. EDI direct

Également connu sous le nom d'EDI point à point, il établit une connexion directe entre les systèmes de l'expéditeur et du destinataire, permettant l'échange sécurisé de documents électroniques sans intermédiaire. L'EDI direct nécessite que les deux parties disposent de systèmes et de protocoles de communication compatibles.

2. Réseau à valeur ajoutée (RVA)

A Réseau à valeur ajoutée (VAN) est un prestataire de services tiers qui agit en tant qu'intermédiaire pour les transactions EDI et propose des services sécurisés de transmission de données, de traduction, de suivi de documents et de routage de messages. Les RVA reçoivent les documents EDI d'un partenaire commercial par lots, les valident et les traitent, puis les livrent au destinataire prévu.

3. EDI utilisant AS2 (Déclaration d'applicabilité 2)

AS2 est un protocole de communication basé sur Internet qui permet l'échange sécurisé de documents EDI sur Internet à l'aide du cryptage et des signatures numériques. AS2 utilise le protocole HTTP ou HTTPS pour la communication, c'est pourquoi il s'agit de la méthode la plus utilisée pour les transactions EDI.

4. EDI utilisant AS4 (Déclaration d'applicabilité 4)

AS4 est une extension d'AS2 et fournit une norme de messagerie améliorée pour l'échange de fichiers EDI. Elle ajoute des fonctionnalités de sécurité supplémentaires, par exemple la prise en charge des services Web et une interopérabilité accrue entre différents systèmes. L'EDI via AS4 est couramment utilisé dans les secteurs de la santé et du gouvernement.

5. EDI via FTP/SFTP/FTPS

Vous pouvez également utiliser différents protocoles de transfert de fichiers pour l'échange de données électroniques. Le protocole FTP (File Transfer Protocol) est le protocole le plus basique pour transmettre des fichiers EDI sur un réseau. Le protocole FTP n'étant pas intrinsèquement sécurisé, les organisations utilisent le protocole SFTP (qui utilise SSH) pour crypter les données pendant le transit. Le protocole FTPS est la deuxième alternative au protocole FTP qui utilise SSL/TLS pour crypter les données.

6. EDI Web

Comme son nom l'indique, l'EDI Web permet d'effectuer des transactions via des portails ou des plateformes Web. Les partenaires commerciaux accèdent à une interface Web pour échanger des documents sans avoir besoin d'un logiciel EDI dédié. L'EDI Web convient souvent aux petites entreprises ou organisations qui ont de faibles volumes de transactions ou des ressources informatiques limitées.

7. EDI mobile

Avec l'EDI mobile, les utilisateurs peuvent effectuer certaines tâches liées à l'EDI à l'aide d'appareils mobiles tels que des smartphones ou des tablettes. Il offre la flexibilité d'accéder et de gérer les transactions EDI en déplacement, facilitant ainsi la prise de décision rapide et la réponse aux processus métier.

Comment fonctionne l'EDI ?

L'EDI fonctionne comme un processus de communication bidirectionnel entre vous et vos partenaires. Dans une configuration EDI classique, la transmission et la réception de documents impliquent une connexion point à point entre deux systèmes, bien que les réseaux à valeur ajoutée (RVA) soient également fréquemment utilisés. Le choix de la méthode de transmission dépend en grande partie des exigences spécifiques de votre organisation. Il est préférable d'opter pour une connexion point à point si vous avez des volumes de transactions élevés et des relations établies avec vos partenaires commerciaux. Les RVA sont plus efficaces lorsque vos volumes de transactions fluctuent fréquemment et que vous avez un éventail diversifié de partenaires commerciaux.

Le logiciel ou le système EDI est l'outil le plus basique dont vous avez besoin pour créer, traduire et transmettre des documents par voie électronique. Au-delà de l'intégration à vos systèmes et de la conversion des formats, ces outils peuvent effectuer des vérifications d'erreurs, des validations de données et vous aider à vous conformer à diverses normes.

Pour comprendre comment fonctionne le processus EDI, considérons un exemple dans le secteur de la vente au détail entre un prestataire (fournisseur) et un payeur (détaillant) :

  1. Accord et configuration: Un détaillant et un fournisseur établissent une relation EDI et conviennent d’utiliser la norme ANSI X12, une norme largement utilisée en Amérique du Nord pour effectuer des transactions numériques dans divers secteurs.
  2. Mappage de documents: Le détaillant et le fournisseur collaborent pour mapper leurs systèmes internes au format ANSI X12 pour les bons de commande et les factures. Ils identifient les segments, éléments et structures de données spécifiques et les alignent sur leurs systèmes internes.
  3. Transformation des données: Lorsque le détaillant génère un bon de commande dans son système de commande, le système EDI transforme automatiquement le document de bon de commande en EDI 850 (bon de commande) Format ANSI X12EDI. À l'aide de la syntaxe et des codes définis, il organise également les informations en segments, tels que l'en-tête, les éléments de ligne et les totaux.
  4. Transmission: Le système du détaillant transmet l'EDI 850 au fournisseur via un protocole de communication sécurisé, tel que SOAP, AS2 (HTTPS) ou SFTP. Ces protocoles sont essentiels pour préserver l'intégrité des données pendant la transmission.
  5. Traitement de l'information: À la réception du fichier EDI, le système du fournisseur valide et extrait les informations pertinentes, telles que les codes produits, les quantités, les prix et les détails de livraison.
  6. Accusé de réception et réponse: Le fournisseur génère un EDI 855 (Accusé de réception du bon de commande) réponse et la renvoie au détaillant, confirmant la réception et l'acceptation du bon de commande.
  7. Facturation: Le système du fournisseur génère également une facture et l'envoie sous forme de EDI 810 (Facture).
  8. Rapprochement et paiement: Le système du détaillant rapproche la facture avec le bon de commande d'origine avant de procéder au paiement.

Les avantages de l’échange de données informatisé

L'EDI offre plusieurs avantages aux organisations et à leurs partenaires commerciaux :

Meilleure sécurité

Grâce à l'authentification des utilisateurs et au cryptage des données, vous pouvez contrôler et gérer l'accès des utilisateurs plus efficacement qu'avec l'approche papier traditionnelle. Dans cette optique, les logiciels EDI modernes sont conçus pour offrir plusieurs moyens de sécuriser les documents commerciaux contre tout accès non autorisé.

Efficacité accrue

Le logiciel EDI automatise l'échange de documents commerciaux, éliminant ainsi la gestion manuelle des documents papier, la saisie des données et la ressaisie des documents. Son interface utilisateur sans code permet de réduire le nombre d'erreurs, de rationaliser les opérations et d'accélérer le traitement des transactions.

Grâce à l'approche sans papier de l'EDI, les entreprises réduisent également les coûts associés à la gestion et au traitement manuels de leurs documents papier. Plus précisément, elle élimine les dépenses liées à l'impression, à l'affranchissement et au stockage des documents, ce qui permet aux entreprises de gérer efficacement un plus grand volume de transactions.

Visibilité améliorée

Il offre une visibilité accrue sur les chaînes d’approvisionnement et aide les entreprises à optimiser la gestion des stocks, à planifier la production et à coordonner la logistique plus efficacement.

Normalisation et conformité

Les normes de documents EDI, telles que ANSI X12, UN/EDIFACT, ODETTE, VICS et EANCOM, garantissent la cohérence et l'interopérabilité entre différents systèmes et organisations. Elles aident également les entreprises à se conformer aux normes et réglementations spécifiques à leur secteur, ainsi qu'aux exigences des partenaires commerciaux.

Amélioration des relations avec les partenaires

La rapidité, la précision et l’efficacité permises par le logiciel EDI contribuent à de meilleures relations avec les clients et les partenaires.

L'utilisation de l'EDI dans tous les secteurs

Vente au détail

Le secteur de la vente au détail utilise largement l'EDI pour l'échange de données B2B, notamment EDI 850 pour les bons de commande et 855 pour les accusés de réception de bons de commande. L'étape d'expédition implique qu'un fournisseur envoie un avis d'expédition préalable (856) à un détaillant avec des informations cruciales sur le contenu du colis, le calendrier d'expédition, etc. Ensuite, le processus de facturation implique que le fournisseur émette une facture EDI (810) pour demander le paiement des produits livrés. Le détaillant répond avec EDI 820 (avis de versement), confirmant le paiement au fournisseur. Ces étapes garantissent que chaque étape de la chaîne d'approvisionnement est bien structurée et facilitent des opérations commerciales efficaces.

Système de santé

In la médecine L'EDI facilite l'échange sécurisé et efficace d'informations entre les prestataires de soins de santé, les assureurs, les pharmacies et d'autres entités. Il permet aux prestataires de soins de santé de soumettre des demandes de remboursement par voie électronique, ce qui accélère le remboursement et réduit les taux de rejet des demandes. Certains des ensembles de transactions les plus couramment utilisés dans le secteur de la santé comprennent EDI 837, 835, 270/271et 278.

logistique

Il est devenu impératif pour toute organisation dans le industrie de la logistique être compatible EDI car il permet l'automatisation de tâches telles que le traitement des commandes, le suivi des expéditions et la facturation. L'EDI permet une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, les statuts d'expédition et les calendriers de livraison, ce qui permet une meilleure planification et une meilleure prise de décision. Les documents EDI largement utilisés dans le secteur de la logistique comprennent 310, 110, etc.

L'avenir de l'échange de données informatisées

Les progrès technologiques et le besoin croissant d’échanges de données B2B fluides et fiables seront les principaux moteurs qui propulseront l’EDI vers le niveau supérieur, c’est-à-dire le rendre plus intelligent, plus sécurisé et plus adaptable aux besoins commerciaux modernes.

En particulier, le coût et la complexité de la transition d’écosystèmes entiers vers l’EDI, ainsi que ses résultats éprouvés, permettront à cette solution de rester pertinente pour les années à venir. De nombreuses entreprises ont trouvé des moyens de compléter les logiciels EDI avec des technologies plus récentes, telles que des API et des plateformes d’intégration basées sur le cloud, plutôt que de les remplacer complètement.

Grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) et de l’apprentissage automatique (ML) dans les logiciels et systèmes EDI, les entreprises pourront exploiter de nouvelles fonctionnalités et techniques, telles que la cartographie intelligente des données. L’ajout de la blockchain à l’équation permettrait de rendre les données EDI inviolables et faciles à auditer. De même, l’intégration des appareils de l’Internet des objets (IoT) aux systèmes EDI permettra aux entreprises d’être rapides dans leurs opérations avec une visibilité accrue sur les données de leurs chaînes d’approvisionnement.

En conséquence, le marché mondial de l’EDI devrait croître de 1.98 milliards de dollars en 2023 à 4.52 milliards de dollars en 2030.

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Auteurs:

  • Qu'est-ce que l'EDI ? Les bases de l'échange de données informatisées expliquées (3) Khurram Haider
Qu'est-ce que l'EDI ? Les bases de l'échange de données informatisées expliquées (2024)

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Author: Cheryll Lueilwitz

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